Dagelijks bereikbaar op:
0341-255 472

Compliance

Wij doen traditioneel zaken met inachtneming van de nationale en internationale wetten en algemeen aanvaarde ethische beginselen. Met een mission statement willen wij onze bedrijfscultuur verduidelijken, die wordt gekenmerkt door integriteit, betrouwbaarheid en verantwoordelijkheid.

Het doel bereiken met eerlijkheid, vertrouwen en betrouwbaarheid Onze CEWE Groep is de grootste fotodienstverlener en technologieleider op het gebied van industriële fotofinishing in Europa. Ons doel is deze toppositie te verdedigen en uit te breiden. Wij willen dit uitsluitend bereiken door prestaties, eerlijkheid en correct zakendoen. Onze acties zijn gericht op klantgerichtheid, de kwaliteit van onze producten, de hoogste innovatiekracht en de goede reputatie van onze bedrijvengroep. Onze reputatie is een essentiële basis voor succesvolle concurrentie. Als onderneming handelt de CEWE Groep verantwoordelijk, strategisch voorzichtig en kostenbewust, nu en in de toekomst. Zij hecht belang aan het overtuigen met gekwalificeerde medewerkers en producten van hoge kwaliteit. Dit omvat een consequente inzet voor onze werknemers, die ook in hun privéleven verantwoordelijkheid dragen. Iedereen levert hieraan een fundamentele bijdrage. Wij zetten ons in voor een eerlijke werkomgeving; onze werknemers zijn ons belangrijkste kapitaal.

Ondernemersgeest en leiderschap

Onze bedrijfscultuur wordt gekenmerkt door partnerschap en respect voor het individu. Goed geïnformeerde en gemotiveerde werknemers die zich identificeren met de onderneming en haar kernwaarden staan garant voor kwaliteit, efficiëntie, innovatie en groei. Onze op partnerschap gebaseerde opvatting van leiderschap is gebaseerd op wederzijds vertrouwen, respect voor elk individu en het beginsel van delegatie van verantwoordelijkheid. Binnen de Groep bestaat een duidelijke wil om werknemers te behouden. Management, leidinggevenden en werknemers zijn ervan overtuigd dat een evenwicht tussen werk en privéleven wenselijk is. Onze werknemers hebben de grootst mogelijke vrijheid en nemen binnen het kader van hun verantwoordelijkheid deel aan de besluitvorming en aan het economische succes van de onderneming. De ondernemingen van onze groep worden geleid door bestuurders en managers die op ondernemende wijze denken en handelen. Zij genieten een verregaande onafhankelijkheid en dragen een uitgebreide verantwoordelijkheid. In overeenstemming hiermee verwachten wij van onze werknemers dat zij zich identificeren met de doelstellingen en loyaal zijn aan de belangen van de onderneming als geheel.

Zakenpartners en concurrentie

De relatie met onze zakenpartners wordt gekenmerkt door vertrouwen en eerlijkheid en is gebaseerd op eerlijkheid en betrouwbaarheid. Wij zijn betrouwbare partners en verwachten dat de geldende wetten en voorschriften in alle aspecten van de bedrijfsvoering worden nageleefd. Daarom accepteren wij geen gedrag dat onze integriteit in twijfel trekt of in gevaar brengt. Wij zetten ons in voor eerlijke concurrentie en richten ons op innovatieve kwaliteit en prestaties. Wij verwerpen illegale overeenkomsten of schijnaanbiedingen. Hieruit volgt dat wij niet proberen contracten te verkrijgen door ongerechtvaardigde voordelen toe te kennen of aan te bieden.

Sociale verantwoordelijkheid

Onze aandeelhouders zien eigendom ook als een verplichting tegenover de maatschappij. Zij zien de onderneming als gelegitimeerd in de markteconomie door het feit dat zij een bijdrage levert aan de samenleving. Onze bedrijvengroep en haar werknemers respecteren de wet. Zij gedragen zich intern en extern altijd verantwoordelijk en laten zich leiden door ethische beginselen. Dit zijn met name eerlijkheid, integriteit, loyaliteit, billijkheid, tolerantie en openheid. Wij voelen ons bijzonder betrokken bij de bescherming van onze werknemers en het milieu en maken dit waar door middel van duurzaamheid. Dit omvat ook maatschappelijk verantwoord ondernemen en naleving van de hoogste ethische normen. Dit blijkt ook uit onze strikte afwijzing van producten die met kinderarbeid zijn gemaakt.

Verplichting

Onze bedrijfsprincipes worden voortdurend kritisch bekeken en verder ontwikkeld. Wij verwachten dat alle werknemers zich achter deze doelstellingen en kernwaarden scharen en er te allen tijde naar handelen. Managers hebben een bijzondere verantwoordelijkheid en fungeren als rolmodel.

Transparant en verantwoordelijk beheer.

Alle werknemers van de onderneming en alle dochterondernemingen zijn gebonden aan deze gedragscode. Wanneer de nationale wetgeving strengere voorschriften oplegt aan buitenlandse dochterondernemingen, hebben deze voorrang.

De gedragscode is gebaseerd op onze ethische waarden en de daarop gebaseerde bedrijfsprincipes, die worden gekenmerkt door integriteit en loyaliteit. Als eerlijke ondernemers hanteren wij de hoogste ethische normen. We hebben een grote verantwoordelijkheid tegenover onze klanten. Zowel onze klanten als onze zakenpartners kunnen op ons vertrouwen. Dit houdt met name in dat wij altijd de wet naleven, eerlijk concurreren en betrouwbare partners zijn. Wij zijn ervan overtuigd dat dit de enige manier is om het concurrentievermogen en dus de werkgelegenheid en het economisch succes op lange termijn te waarborgen.

De gedragscode kan en wil niet alles regelen. Het bevat beginselen en minimumnormen die voor alle werknemers even bindend zijn en moeten worden nageleefd. Bovendien willen wij iedereen die met ons samenwerkt aanmoedigen om deze beginselen ook over te nemen.

De gedragscode dient om onze gedragsprincipes toe te passen:

Integriteit en rechtmatig handelen bepalen ons handelen. Onze acties worden gekenmerkt door het veiligstellen en uitbouwen van de toppositie van de CEWE Groep als de belangrijkste aanbieder van fotodiensten in Europa. Onze zakenrelaties hebben een feitelijke grondslag zonder oneerlijke methoden. Wij vermijden conflicten tussen de belangen van de CEWE Groep en privé belangen. Wij behandelen bedrijfsinformatie of bedrijfsgeheimen vertrouwelijk. Wij tolereren geen misbruik van onze eigen positie voor persoonlijk gewin, ten gunste van derden of ten nadele van de CEWE Groep.

  1. beginselen in de omgang met werknemers, klanten en zakenpartners

CEWE verwacht dat alle medewerkers, klanten en zakenpartners eerlijk worden behandeld en dat hun rechten en privacy worden gerespecteerd. Ongelijke behandeling op grond van geslacht, ras, handicap, afkomst, godsdienst, leeftijd of seksuele identiteit is niet toegestaan.

Het bedrijf tolereert geen seksuele intimidatie. Wij tolereren ook geen zogenaamd pesten. Aanwijzingen hiervoor zijn met name het belasteren van een werknemer of zijn gezin, het verspreiden van geruchten, bedreigingen, vernederingen, beledigingen, pesterijen, oneervolle of onwaardige behandeling door meerderen of collega's, alsmede het opzettelijk achterhouden van voor het werk noodzakelijke informatie. Betrokkenen hebben het recht gehoord en serieus genomen te worden door contactpersonen, zoals leidinggevenden, of de afdeling personeelszaken.

2 Het vermijden van belangenconflicten

2.1 Beginselen

Privé en zakelijke belangen moeten strikt gescheiden worden. Zakelijke connecties of contacten mogen niet worden gebruikt voor persoonlijk voordeel of voordeel voor derden en mogen niet leiden tot nadeel voor het bedrijf. Bij de mogelijkheid of het gevaar van belangenconflicten moeten de werknemers in geval van twijfel hun leidinggevende raadplegen. Zij moeten advies en hulp vragen aan de leidinggevende, personeelszaken of de compliance officer. Elke werknemer kan zich in dit verband ook wenden tot de ombudsman. Om belangenconflicten tussen de onderneming en de privé-sfeer uit te sluiten, dienen medewerkers van de onderneming in het algemeen af te zien van het inschakelen van zakenpartners van de CEWE Groep voor privé-doeleinden. Indien achteraf blijkt dat een zakenpartner van de CEWE Groep opdrachten voor privédoeleinden heeft gekregen, moet dit onverwijld aan de Compliance Officer worden gemeld.

2.2 Belangenconflicten als gevolg van nevenactiviteiten

CEWE-werknemers zijn verplicht de uitoefening van nevenactiviteiten te laten goedkeuren door de afdeling personeelszaken. CEWE zal de goedkeuring voor de uitoefening van een nevenactiviteit weigeren of intrekken indien er aanwijzingen zijn dat de uitvoering van contractuele taken door de nevenactiviteit wordt belemmerd en/of wettelijke of arbeidsrechtelijke verplichtingen worden geschonden. Om belangenconflicten uit te sluiten is een nevenfunctie bij een concurrent of een andere zakenpartner in het algemeen niet toegestaan.

2.3 Belangenconflicten als gevolg van deelnemingen

Belangrijke deelnemingen in andere ondernemingen uit de directe bedrijfsomgeving (waaronder met name concurrenten, klanten en leveranciers) zijn slechts toegestaan met de uitdrukkelijke schriftelijke goedkeuring van de raad van bestuur van CEWE. Belangrijke financiële deelnemingen van naaste familieleden in een concurrent, klant of leverancier moeten worden gemeld.

3 Omgaan met ontvangen uitkeringen

Fabrikanten en leveranciers worden uitsluitend geselecteerd op basis van eerlijke concurrentie en met inachtneming van de criteria prijs, kwaliteit en geschiktheid van hun prestaties. Dit geldt ook voor andere zakelijke partners en dienstverleners. Het is de werknemers van de CEWE Groep verboden voordelen te vragen van derden met wie de CEWE Groep een zakelijke relatie nastreeft of onderhoudt, zich voordelen in het vooruitzicht te stellen of dergelijke voordelen te aanvaarden.

3.1 Geschenken of andere voordelen

Andere voordelen zijn bijvoorbeeld financiële prikkels, het gratis of tegen gereduceerde prijs ter beschikking stellen van gebruiksvoorwerpen, kortingen, uitnodigingen voor vakantiereizen of vrijkaartjes voor speciale evenementen. Werknemers van CEWE mogen over het algemeen geen geschenken geven. Indien dit uit beleefdheidsoverwegingen niet mogelijk is, moeten deze geschenken onverwijld aan de leidinggevende, personeelszaken of de Compliance Officer worden overhandigd. Ze moeten worden gebruikt voor schenkingen in natura aan liefdadigheidsorganisaties of veilingen onder werknemers of voor andere bedrijfsdoeleinden. Het aanbod van andere donaties moet aan de verantwoordelijke leidinggevende worden gemeld en gedocumenteerd. In uitzonderlijke gevallen kan het management team afwijkingen van deze regel toestaan.

Het aannemen van contant geld is zonder uitzondering verboden.

Privé-reizen in verband met dienstreizen of zakelijke reizen mogen niet op kosten van zakenpartners of derden worden gemaakt. Deze reiskosten worden zonder uitzondering verrekend overeenkomstig de toepasselijke reiskostenregeling.

3.2 Zakelijke maaltijden en uitnodigingen

Zakelijke maaltijden die, naar gelegenheid, aard, frequentie en omvang, een gebruikelijke zakelijke gastvrijheid vormen, dat wil zeggen die legitieme zakelijke doeleinden dienen, zijn toegestaan indien de uitnodiging vrijwillig en in een redelijk kader van gewone samenwerking geschiedt. Elke indruk van ongepaste beïnvloeding van zakelijke beslissingen moet echter worden vermeden. Van alle werknemers wordt in dit verband het nodige inlevingsvermogen verwacht.

Uitnodigingen van zakenpartners of dienstverleners voor andere evenementen (bv. sport- of culturele evenementen, interne beurzen, productinformatie-evenementen, seminars, cursussen, enz.) zijn alleen toegestaan wanneer zij qua aard en omvang passend zijn en objectief gezien in het bedrijfsleven gebruikelijk zijn. Zij vereisen echter in elk afzonderlijk geval en vooraf de goedkeuring van de meerdere. De in dit verband gemaakte reis- en verblijfkosten komen principieel voor rekening van CEWE.

  1. Leden van het management team mogen uitnodigingen voor evenementen aanvaarden en verstrekken, met inbegrip van passende gastvrijheid, indien het evenement om zakelijke redenen wordt georganiseerd en de belangen van de CEWE Groep dient.

  2. voordelen voor zakenpartners

Aan zakenpartners mogen geen financiële of andere voordelen worden toegekend die het zakelijk oordeel van de ontvanger kunnen aantasten of tot een belangenconflict kunnen leiden.

4.1 Geschenken of andere voordelen aan derden

Andere (met name financiële) voordelen voor zakenpartners mogen niet worden aangeboden, beloofd of toegekend. Schenkingen mogen worden gedaan in de gebruikelijke context van een zakelijke relatie en van een passende materiële omvang. Zij mogen door de ontvanger niet worden opgevat als een voordeel dat zijn of haar zakelijke beslissingen zou kunnen beïnvloeden in de zin van begunstiging van de gever. Schenkingen mogen een waarde van € 50,00 per persoon per kalenderjaar niet overschrijden. Afwijkingen van deze regel moeten vooraf door het management team worden goedgekeurd en aan de Compliance Officer worden gemeld.

4.2 Gastvrijheid

Zakelijke maaltijden die, wat gelegenheid, aard, frequentie en omvang betreft, zakelijk vermaak vormen, d.w.z. die legitieme zakelijke doeleinden dienen, zijn toegestaan. De details staan in het personeelshandboek.

4.3 Gedrag ten aanzien van autoriteiten en overheidsfunctionarissen

Houders van politieke ambten en vertegenwoordigers van overheden of openbare instellingen (ambtenaren) zijn verplicht in het algemeen belang te handelen. Daarom zijn alleen gepaste en aan de gelegenheid gerelateerde geschenken toegestaan die voldoen aan erkende sociale beleefdheidsregels en die het respect voor het ambt of de politieke taak niet aantasten (bijvoorbeeld een bos bloemen of een fles wijn op een verjaardag, bij een dienstjubileum, bij het verlaten van het ambt).

5 Donaties/sponsoring

De CEWE Groep neemt deel aan het sociale en maatschappelijke leven door giften te doen voor liefdadige, sociale, culturele, sportieve en wetenschappelijke doeleinden in de mate die in het bedrijfsleven gebruikelijk is. Zij doet geen directe of indirecte giften aan politieke partijen of aan aan partijen gelieerde stichtingen.

6 Bestrijding van economische criminaliteit en corruptie

CEWE verzet zich tegen alle vormen van corruptie en daarmee verband houdende strafbare feiten. Corruptie wordt door ons bedrijf ten strengste afgewezen en niet getolereerd.

Corruptie wordt in de volksmond opgevat als misbruik van toevertrouwde macht voor persoonlijk eigenbelang. In het strafrecht zijn dit de delicten omkoping, omkoping, aanvaarding van voordeel en verlening van voordeel. Omkoping en corruptie bij zakelijke transacties zijn ook strafbare feiten waarop een boete of een gevangenisstraf staat.

CEWE bestrijdt corruptie preventief door passende organisatorische maatregelen en personeelsreglementen. Bovendien stelt het bedrijf alles in het werk om corruptie en daarmee samenhangende criminele handelingen aan het licht te brengen en zonder aanzien des persoons te vervolgen.

Werknemers die worden blootgesteld aan een poging tot omkoping moeten dit onmiddellijk melden aan hun leidinggevende en/of de Compliance Officer.

Werknemers die corruptie of andere criminele handelingen of ernstige onregelmatigheden vermoeden, moeten deze vermoedens melden. Naast hun directe leidinggevenden zijn de contactpersonen hiervoor de compliance officer en de door de onderneming aangestelde ombudsman voor corruptiebestrijding. De ombudsman ontvangt tips over mogelijke corruptiezaken, die hij als strikt vertrouwelijk behandelt vanwege de geheimhoudingsplicht van zijn advocaat. Hij zal de feiten alleen aan de Compliance Officer doorgeven als de klokkenluider daar uitdrukkelijk mee instemt. De identiteit van de klokkenluider wordt niet bekendgemaakt indien de klokkenluider dit niet wenst.

  1. publieke verschijning

Betrokkenheid bij een openbare of non-profit instelling, bij verenigingen of bij openbare functies op gemeentelijk of regionaal niveau, alsmede de uitoefening van erefuncties worden door de onderneming in het algemeen positief beoordeeld, mits de betrokkenheid of het ereambt de vervulling van contractuele taken niet in gevaar brengt en verenigbaar is met de functie in de onderneming. De aanvaarding van dergelijke verbintenissen moet worden gecoördineerd met de leidinggevende of de personeelszaken.

Bedrijfsrelevante verklaringen van leidinggevenden aan het publiek in interviews, lezingen of publicaties moeten qua timing, setting en inhoud in overeenstemming zijn met de belangen en doelstellingen van de onderneming. Zij moeten daarom altijd worden gecoördineerd met het management team en, in het geval van contacten met de media, ook met de persoon die verantwoordelijk is voor de externe communicatie.

8 Bescherming van bedrijfseigendommen en -gegevens, geheimhoudingsplicht

Iedere medewerker van CEWE is verplicht verantwoordelijk om te gaan met bedrijfseigendommen en deze te beschermen tegen verlies, beschadiging of misbruik. Naast de voor gebruik ter beschikking gestelde zaken, zoals pc's, machines, enz. gaat het met name ook om immateriële activa zoals relevante gegevens, bedrijfsgeheimen, octrooien en merken. Voorzieningen of voorwerpen van het bedrijf mogen niet voor privédoeleinden worden gebruikt of uit de ruimte van het bedrijf worden verwijderd zonder uitdrukkelijke toestemming van de toezichthouder. Details voor laptops, telefoons, enz. worden geregeld in een afzonderlijke werkinstructie over IT-gebruik.

Werknemers moeten absolute geheimhouding bewaren over alle bedrijfs- en zakengeheimen, zowel tijdens hun dienstverband als na afloop daarvan.

9 Regels voor personen met voorkennis

Zolang personen over voorkennis betreffende de CEWE Groep beschikken, mogen zij geen genoteerde effecten van de onderneming verhandelen. Voorkennis is alle informatie die niet algemeen bekend is en die geschikt is om de beslissing van een belegger om een effect te kopen, te verkopen of aan te houden of, te beïnvloeden.

De CEWE Groep houdt een lijst bij van personen met mogelijke voorkennis.

Voorkennis mag niet zonder toestemming worden doorgegeven aan personen buiten de CEWE Groep (bijvoorbeeld aan journalisten, financiële analisten, klanten, adviseurs, familieleden of vrienden). Er moet altijd voor worden gezorgd dat voorkennis achter slot en grendel wordt bewaard of op zodanige wijze wordt beveiligd dat onbevoegden er geen toegang toe kunnen krijgen.

10 Handelen in overeenstemming met de gedragscode

10.1 Naleving van de gedragscode en gevolgen van overtredingen

Elke individuele werknemer is verantwoordelijk voor de naleving van de bepalingen van deze gedragscode in zijn of haar dagelijkse werkzaamheden.

Managers hebben de bijzondere verplichting het goede voorbeeld te geven door de beginselen na te leven en door hun eigen gedrag een rolmodel te zijn voor integer en loyaal handelen. Zij moeten er met name voor zorgen dat deze gedragscode in het dagelijkse bedrijfsleven wordt toegepast en tot leven wordt gebracht.

Wie deze gedragscode schendt, kan sancties verwachten op grond van de arbeidswetgeving, tot en met ontslag, ongeacht de persoon. Indien het bedrijf schade ondervindt van overtredingen, zal het binnen het kader van de wettelijke mogelijkheden schadevergoeding/verhaal eisen van de verantwoordelijke(n). Bij verdenking van strafbare feiten zal altijd een strafrechtelijke aanklacht worden ingediend.

10.2 Contact voor vragen over de gedragscode

In geval van vragen over de gedragscode of onzekerheden over het juiste gedrag, dient het gesprek te worden gezocht met de directe leidinggevende of de eerstvolgende hogere leidinggevende. Indien dit niet mogelijk of niet gewenst is, zijn de medewerkers van personeelszake en, de compliance officer. Bovendien kan elke werknemer zich zonder kosten tot onze ombudsman wenden. Daarnaast biedt CEWE haar medewerkers de mogelijkheid om op volstrekt anonieme wijze misstanden te rapporteren aan personeelszaken en de compliance officer via een beveiligd online klokkenluidersportal.

Slotbepalingen

Voor zover de arbeidsovereenkomst of de bijzondere richtsnoeren voor bepaalde personen verdergaande bepalingen bevatten, behouden deze hun geldigheid. De bepalingen van de respectieve arbeidsovereenkomsten blijven van toepassing. De relevante bedrijfsvoorschriften moeten worden nageleefd.

Deze gedragscode zal verder worden ontwikkeld en, indien nodig, verbeterd op basis van de opgedane ervaring. Het zal derhalve voortdurend worden geëvalueerd en te gelegener tijd worden herzien.

Beste en meest innovatieve producten